Kim jest prokurent spółki? Definicja

Za prowadzenie spraw spółki prawa handlowego odpowiada — w zależności od wybranej formy organizacyjnoprawnej — zarząd albo wspólnicy. Sprawy związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa mogą być też powierzone prokurentowi. To popularna strategia, która pozwala skupić się na rozwoju biznesu. Przeczytaj, czym jest i jak działa prokura.

Czego dowiesz się z tego artykułu

Ustanowienie prokury może znacząco ułatwić — lub skomplikować — działanie spółki. Przeczytaj, jak prawidłowo powołać prokurenta i:

• Jakie prawa i obowiązki ma prokurent spółki?
• Co może zrobić prokurent, a kiedy wymagane jest pełnomocnictwo szczególne?
• Jakie są rodzaje prokury?
• Czy można łączyć prokurę z członkostwem w organach spółki?
• Jak prawidłowo ustanowić i odwołać prokurenta?
• Czy prokurent ponosi odpowiedzialność za swoje działanie?

Czym jest prokura?

Prokura jest formą pełnomocnictwa (tzw. pełnomocnictwo handlowe), które zostało scharakteryzowane w przepisach kodeksu cywilnego. Dopełnienie regulacji znajduje się w przepisach kodeksu spółek handlowych.

Pod pojęciem prokurenta rozumie się pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG lub KRS, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Udzielenie prokury powinno zostać zgłoszone do właściwego rejestru przedsiębiorców wraz ze wskazaniem jej rodzaju i sposobu wykonywania.

Można powiedzieć, że prokurent zastępuje osoby decyzyjne w przedsiębiorstwie i może zamiast nich realizować działania niezbędne do funkcjonowania spółki w obrocie, jak negocjacje z kontrahentami lub podpisanie umowy. Działania prokurenta są co do zasady równorzędne z działaniami samego zarządu lub wspólników reprezentujących spółkę.

Powołanie prokurenta

Powołanie prokurenta następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zarząd spółki (lub wspólnicy) podejmują jednogłośnie uchwałę o udzieleniu prokury, a prokurent oświadcza na piśmie, że prokurę przyjmuje. Ten formalizm ma bardzo duże znaczenie, ponieważ działania prokurenta mogą przynieść spółki równie dużo korzyści, co strat, jeśli będą realizowane niestarannie.

Prokurentem może zostać wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że nie może tej funkcji pełnić osoba nieletnia (chyba że zawarła związek małżeński), osoba, która została ubezwłasnowolniona (chociażby częściowo), a także inna spółka, nawet jeśli jest to jednoosobowa spółka kapitałowa. Każda spółka może powołać dowolną liczbę prokurentów, którzy mogą, ale nie muszą działać ze sobą łącznie w zależności od rodzaju prokury. Jednocześnie prokura ma charakter powszechny, co oznacza, że nie można jej ograniczyć w stosunku do osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Rodzaje prokury

Obowiązujące przepisy, a także doktryna, wyodrębniają kilka różnych rodzajów prokury. Każdy z nich działa na nieco innych zasadach:

• prokura samoistna (samodzielna) — prokurent samoistny dokonuje czynności w imieniu i na rzecz spółki bez konieczności uzyskiwania zgody innych osób,
• prokura łączna właściwa — upoważnia do działania mocodawcy łącznie z innym prokurentem,
• prokura łączna niewłaściwa — upoważnia do działania z członkiem zarządu lub wspólnikiem albo innym prokurentem,
• prokura oddziałowa — działania prokurenta są ograniczone do oddziału danej spółki.

Prokura a pełnomocnictwo do konkretnej czynności

Prokurę należy odróżnić od pełnomocnictwa udzielanego do dokonania konkretnej czynności. W tym przypadku chodzi o czynności prawne, których skutek dla spółki może być naprawdę daleko idący. Są to:

1. zbycie przedsiębiorstwa,
2. oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
3. zbycie lub obciążenie nieruchomości.

Obowiązki i zadania prokurenta

Obowiązki prokurenta obejmują wszelkiego rodzaju czynności związane z zapewnieniem sprawnego funkcjonowania i rozwoju spółki. Zakres takich czynności każdorazowo będzie wyglądał nieco inaczej, ale zwykle można do nich zaliczyć:

• reprezentowanie spółki przed kontrahentami, urzędami, organami i w postępowaniach sądowych oraz administracyjnych,
• podpisywanie umów, zamówień, pism procesowych i innej dokumentacji,
• występowanie w imieniu spółki przed instytucjami finansującymi (banki, firmy leasingowe),
• bieżące zarządzanie operacyjne spółką tak długo, jak czynności są kierowane na zewnątrz podmiotu, a nie dotyczą np. spraw pracowniczych.

Trzeba pamiętać, że przepisy prawa regulujące prokurę nie różnicują spraw zwykłego zarządu i przekraczających zwykły zarząd. Oznacza to, że prokurent może realizować również operacje na bardzo wysokie kwoty z wiążącym skutkiem prawnym. Jedynie wspomniane rodzaje czynności prawnych wymagają odrębnego pełnomocnictwa.

Pełniąc funkcję prokurenta spółki, osoba fizyczna ma prawo do udzielania pełnomocnictw do konkretnej czynności lub rodzaju czynności. Nie może jednak ustanowić subprokury ani przenieść tej prokury na inną osobę. 

Odpowiedzialność prokurenta

Choć zarówno członek zarządu, jak i prokurent reprezentują dany podmiot, ich odpowiedzialność za zobowiązania spółki wygląda zupełnie inaczej. Prokurent nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki na gruncie art. 299 k.s.h. Oznacza to, że nie będzie on solidarnie odpowiadał z pozostałymi członkami zarządu, jeżeli spółka stanie się niewypłacalna.

Odpowiedzialność prokurenta może powstać na gruncie prawa podatkowego w spółce kapitałowej w organizacji, jeżeli działał on jako pełnomocnik podmiotu, w którym nie ustanowiono zarządu. Takie sytuacje zdarzają się jednak rzadko, a istnienie spółki w organizacji jest ograniczone czasowo.

Także działania na szkodę spółki oraz zaniechania wobec spółki mogą stać się przyczyną powstania odpowiedzialności odszkodowawczej lub karnej, jeżeli prokurent działał wbrew obowiązującym przepisom lub umowie (statutowi) spółki.

Prokurent a prezes spółki — czy można łączyć te funkcje?

Częste spory wśród przedsiębiorców budzi łączenie funkcji członka zarządu i prokurenta. Na pierwszy rzut oka wątpliwość wydaje się niezasadna, skoro przepisy kodeksu spółek handlowych wprost zakazują łączenia funkcji prokurenta z funkcją członka rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Brakuje jednak takiego ograniczenia w stosunku do członków zarządu spółki. W jaki sposób rozstrzygnęło te wątpliwości orzecznictwo?

Warto zwrócić uwagę na uchwałę siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2015 r., sygn. III CZP 34/14. W przywołanym orzeczeniu wyraźnie wskazano, że zachowanie członka zarządu można zrównać z działaniem samej spółki, ale zakres uprawnień prokurenta nadal jest formą pełnomocnictwa. Co więcej, uprawnienia prokurenta i tak mieszczą się już w uprawnieniach członka zarządu i są od nich węższe, więc próba połączenia tych funkcji nie ma logicznego uzasadnienia w obrocie gospodarczym.

Przykład:
Prokurent nie może bez odpowiedniego pełnomocnictwa dokonać zbycia przedsiębiorstwa, ale członek zarządu już tak. Pod warunkiem że umowa lub statut spółki nie nakładają ograniczeń w zakresie rodzaju czynności prawnych lub wysokości zaciąganych zobowiązań.

Jak wygląda ustanowienie prokury w poszczególnych rodzajach spółek?

Przyjrzyjmy się teraz, jak wygląda powołanie prokurenta w popularnych rodzajach spółek. Każdorazowo prokura musi zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały.

Prokurent w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością prokurę powołuje zarząd spółki na mocy jednomyślnej uchwały. Zasadniczo wymagana jest zgoda wszystkich członków zarządu, ale ustawa dopuszcza możliwość zmodyfikowania tej zasady, np. do bezwzględnej większości głosów. Na czas sprawowania funkcji prokurent może, ale nie musi mieć przyznanego wynagrodzenia (analogicznie jak członek zarządu).

Prokurent w spółce komandytowej

W spółce komandytowej uchwałę o ustanowieniu prokurenta podejmują wszyscy komplementariusze, czyli wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki. Jeżeli komplementariusz jest tylko jeden, to on podejmuje stosowną decyzję. Podobnie jak w przypadku spółki z o.o., ogólną zasadę można zmodyfikować.

Prokurent w spółce jawnej

W spółce jawnej uchwałę o wyborze prokurenta podejmują wszyscy wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki. Co do zasady są to wszyscy wspólnicy, chyba że umowa spółki przewiduje, że prawo prowadzenia spraw spółki przysługuje tylko niektórym spośród tych osób.

Prokurent w spółce akcyjnej

W spółce akcyjnej za powołaniem prokurenta muszą opowiedzieć się wszyscy członkowie zarządu. Następnie zarząd składa prokurentowi oświadczenie o udzieleniu prokury, a ten je przyjmuje.

Odwołanie prokurenta i wygaśnięcie prokury

O ile do powołania prokurenta potrzebna jest zgoda wszystkich członków zarządu, odwołać ją może każdy członek zarządu w dowolnym czasie. Odwołanie jest ważne z chwilą złożenia oświadczenia woli w taki sposób, że prokurent mógł się z nim zapoznać, ale i tak należy pamiętać o wysłaniu stosownego zawiadomienia do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli chodzi o wygaśnięcie prokury, to ustaje ona z mocy samego prawa w następujących przypadkach:

• śmierć prokurenta,
• wykreślenie przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
• ogłoszenie upadłości, otwarcie likwidacji,
• przekształcenie przedsiębiorcy,
• ustanowienie kuratora dla przedsiębiorstwa, które nie może działać samodzielnie,
• utrata pełnej zdolności do czynności prawnych przez prokurenta,
• powołanie prokurenta w skład organu spółki (np. rady nadzorczej).

Czy warto powoływać prokurenta — podsumowanie

Zasadność powołania prokury należy każdorazowo ocenić z punktu widzenia konkretnego przedsiębiorcy. Firma, której członkowie zarządu często wyjeżdżają na spotkania biznesowe lub działa w modelu rozproszonym może wiele zyskać dzięki powołaniu nawet kilku prokurentów. W przypadku małych przedsiębiorców i spółek składających się z kilku wspólników nawet ustanowienie jednego prokurenta może okazać się zbędną komplikacją.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zorganizować proces decyzyjny w polskiej lub zagranicznej spółce, skorzystaj z naszego wsparcia. Kancelaria Oniszczuk & Associates specjalizuje się w zakładaniu spółek w Polsce i za granicą oraz obsłudze prawnej podmiotów zagranicznych. Pomożemy Ci stworzyć organizację, która działa naprawdę efektywnie!

Pytania i odpowiedzi