Dokumenty wymagane do założenia spółki w innym kraju mogą się nieco różnić w zależności od lokalnej jurysdykcji, ale zwykle będą one podobne. Dzięki ciągłemu rozwojowi cyfryzacji w wielu przypadkach będzie też możliwe zarejestrowanie spółki on-line bez konieczności kosztownych i czasochłonnych wyjazdów przyszłych wspólników.

Dokumenty rejestracyjne

Rejestracja spółki prawa handlowego wymaga przygotowania szeregu dokumentów, które są niezbędne do złożenia kompletnego wniosku rejestracyjnego do właściwego urzędu zajmującego się ewidencją podmiotów gospodarczych. Spektrum dokumentacji jest szerokie i może uwzględniać m.in.:

  • skan dokumentu tożsamości beneficjenta rzeczywistego spółki;
  • utility bill, czyli rachunek za media;
  • zaświadczenie z banku potwierdzające założenie rachunku firmowego oraz wpłatę środków na poczet kapitału zakładowego;
  • business plan spółki

W zależności od rodzaju rejestrowanego podmiotu wymagania dokumentacyjne przy rejestracji spółki za granicą mogą być inne. Większość systemów prawnych wprowadza bardziej surowe wymagania względem spółek kapitałowych, osobowe traktując łagodniej. Dlatego wyboru formy prawnej warto dokonać z wyprzedzeniem, konsultując go z profesjonalistami i dopasowując do docelowego profilu działalności.

Dokumenty powinny zostać dostarczone do urzędu jako już przetłumaczone na właściwy język obcy, aby zostały uznane za prawnie relewantne. W tym celu należy skorzystać z pomocy tłumacza przysięgłego

Umowa spółki zagranicznej

Umowa spółki (a niekiedy statut) stanowi podstawowy akt organiczny, który określa zasady funkcjonowania danego podmiotu oraz jego reprezentacji. Jest też wymagana jako załącznik przy składaniu wniosku rejestracyjnego. Powinna ona regulować podstawowe aspekty dotyczące struktury i działania spółki prawa handlowego, w tym:

  • firmę i siedzibę podmiotu;
  • przedmiot działalności spółki;
  • określenie wysokości kapitału zakładowego;
  • zdefiniowanie liczby lub wysokości udziałów;
  • czas trwania spółki.

Oczywiście umowa lub statut spółki mogą określać również inne elementy, które należy dopasować do indywidualnych oczekiwań wspólników oraz wymagań systemu prawnego.

Akty założycielskie spółek często wymagają dla swej ważności, aby sporządził je notariusz. Aby przyspieszyć proces rejestracji spółki za granicą, warto skontaktować się z kancelarią, która współpracuje z zagranicznymi biurami notarialnymi. Dzięki temu całą operację uda się przeprowadzić sprawniej i skrócić czas oczekiwania na rejestrację do minimum.

Pozostałe formalności związane z założeniem spółki

Niektóre rodzaje działalności, jak np. biznes logistyczny, usługi bankowe, ubezpieczeniowe lub związane z emisją pieniądza elektronicznego wymagają uzyskania zezwoleń, licencji lub koncesji określonych przepisami prawa. W tym przypadku należy dokładnie sprawdzić wymagania, ponieważ czas oczekiwania na decyzję administracyjną to czasami nawet kilka miesięcy.

Dla przedsiębiorców, którzy rejestrują biznes w innym kraju, znaczenie mają również adresy rejestrowe na potrzeby prowadzenia działalności. Wprawdzie wspólnicy muszą podać adres spółki, ale nie zawsze będzie musiał on mieć charakter fizyczny. W wielu sytuacjach wystarczy skorzystać z usług biura wirtualnego, które pozwala na prowadzenie firmy z dowolnego miejsca na świecie.

Odrębną kwestią jest podanie na formularzu rejestracyjnym takiej nazwy spółki, która nie będzie kolidowała z już funkcjonującymi na rynku podmiotami. Aby nie ryzykować roszczeń na gruncie prawa własności przemysłowej warto z wyprzedzeniem przeprowadzić „badanie czystości” marki, a nawet ubiegać się o ochronę aktywów IP (np. znaku towarowego). Pozwoli to na wyróżnienie się wśród konkurencji.

Rejestracja spółki za granicą to skomplikowany i wieloetapowy proces, który wymaga dobrej znajomości obcych przepisów, a także praktyki administracyjnej. W zależności od jurysdykcji cały proces może trwać od kilku dni do kilku tygodni.